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COME ORGANIZZARE I DOCUMENTI – I FALDONI

Perchè un archivio storico

L’archivio storico è il posto dove ripongo:

  1. i documenti morti, cioè i documenti relativi a rapporti chiusi, che però voglio conservare per un certo periodo di tempo;
  2. i documenti vecchi, relativi ad anni precedente a quello corrente; si tratta di documenti che non ho bisogno di consultare continuamente ma che conservo in attesa che decadano i termini prescrizionali.

In questo archivio i documenti sono inseriti in faldoni ordinati cronologicamente, dove ogni faldone è relativo ad un anno specifico.

I VANTAGGI DELL’ARCHIVIO STORICO

  • velocizzo le operazioni di ricerca di vecchi documenti;
  • elimino facilmente i documenti prescritti;
  • non carico lo schedario con documenti di fatto inutili nel quotidiano.

Essendo lo schedario piuttosto snello, è anche più funzionale. Al tempo stesso però, posso conservare quei documenti, che sebbene abbiano perso un’utilità nel quotidiano, mantengono la loro importanza nel lungo periodo.

Perchè l’ordine cronologico?

Il criterio di ricerca di un vecchio documento, solitamente è per anno. Quindi ho impostato l’archivio organizzandolo fin da subito in questo modo, così da agevolarne eventualmente le ricerche.

Che mi venga chiesto di provare un pagamento, che abbia necessità di consultare un vecchio estratto conto, oppure abbia necessità di recuperare un’informazione in una vecchia dichiarazione, il criterio di ricerca sarà molto probabilmente per anno.

Avendo impostato l’archivio storico in questo modo, posso recuperare quello che mi interessa abbastanza rapidamente.

Cosa conservo nell’archivio storico:

I documenti morti e i documenti vecchi, cioè relativi ad anni precendenti a quello corrente:

  • bollette e relativi pagamenti (riferite ad anni precedenti all’anno corrente)
  • estratti conto e contabili (relativi ad anni precedenti all’anno corrente)
  • Tasse (per il periodo d’imposta relativo ad anni precedente a quello corrente)
  • ricevute dei parcheggi comunali (relativi ad anni precedenti a quello corrente)
  • ricevute dei pedaggi autostradali (relativi ad anni precedenti a quello corrente)
  • contravvenzioni (relative ad anni precedenti all’anno corrente)
  • 730, dichiarazioni dei redditi e i relativi documenti (archiviati per periodo d’imposta)
  • F24 pagati (archiviati per periodo di imposta)
  • verbali delle assemblee condominiali e relativi pagamenti (archiviati per data di delibera)
  • pagamenti di affitti e/o noleggi (relativi ad anni precedenti a quello corrente)
  • ricevute della scuola (relativi ad anni precedenti a quello corrente)
  • contratti chiusi (archiviati per anno prendendo in riferimento la data di chiusura del contratto)

Cosa NON conservo nell’archivio storico:

Entrambi li archivio nello  schedario; i documenti vivi perché ho bisogno di tenerli a portata di mano, mentre i documenti permanenti perchè ho bisogno di conservarli con cura.

I documenti vivi li conservo nello schedario finché non si chiude il rapporto (poi diventano documenti morti e li trasferisco nell’archivio storico).

I documenti vivi periodici, cioè quelli che ricevo ciclicamente (per esempio le bollette o gli estratti conto),  li conservo nello schedario per tutto l’anno; poi, alla fine dell’anno li sposto nell’archivio storico, anche se il rapporto non è chiuso.

Come realizzare un archivio storico

Utilizzo i faldoni con i lacci, quelli utilizzati negli studi legali o dai notai, per intenderci.

Sono esteticamente pessimi e neanche particolarmente pratici, ma in compenso sono abbastanza economici e tutto sommato ideali per l’uso che ne devo fare.

Ho cura di segnare sul dorso del faldone l’anno di riferimento e conservo un elenco del contenuto nel raccoglitore delle informazioni.

I faldoni possono essere acquistati facilmente in tutte le cartolerie.

Dove organizzare l’Archivio Storico

Trattandosi di documenti morti o comunque vecchi, preferisco conservarli lontano dalla mia scrivania, proprio perchè non ho la necessità di consultarli, come invece accade per i documenti vivi e permanenti che preferisco conservare a portata di mano sotto la scrivania.

L’archivio storico può trovare la sua collocazione in uno dei ripiani alti della libreria, oppure, se non è particolarmente umido, in garage o in cantina, magari in un armadio o comunque preferibilmente al chiuso, in modo da preservare i documenti dall’umidità, dalla polvere e dagli animali.

Io li conservo in garage all’interno di un armadio. Sono abbastanza protetti e quindi il posto è perfetto.

Non avendo problemi di spazio, ho scelto di conservare gli ultimi 10 anni, esclusivamente per un motivo di praticità. Alla fine di ogni anno, prendo il faldone relativo a 10 anni prima e getto tutto il contenuto così come è, senza dover scartabellare e selezionare, di volta in volta, le cose da cestinare. Operazione che ripeto ovviamente ogni anno.

Conservo i documenti che voglio e li elimino una volta l’anno in un attimo. Sono sicura che dopo 10 anni sia tutto prescritto, quindi prendo il faldone e getto tutto il contenuto così com’è, riutilizzando il faldone appena svuotato per il nuovo anno.

Se tu non hai abbastanza spazio o semplicemente non vuoi fare come me, dovrai selezionare con più attenzione i documenti da conservare e dovrai eliminare i documenti, anziché ogni 10 anni, man mano che si prescriveranno. Ma con una buona organizzazione sarà piuttosto semplice.

Come hai organizzato il tuo archivio?

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Entra nella discussione 2 Comments

  • Francesco ha detto:

    Come hai organizzato i documenti storici all’interno dei faldoni a lacci? hai usato delle apposite cartelle oppure semplici raccoglitori ad anelli?

    • Serena Mattia ha detto:

      Ciao Francesco!
      All’interno dei faldoni i documenti sono raccolti in cartelline senza alette da 60/80 gr (praticamente un foglio A3 piegato a metà). Trattandosi di un “archivio morto” dove non ho la necessità di consultare con frequenza il contenuto, non mi sono basata tanto sulla praticità, quanto sul risparmio economico. Appena possibile, lascio tutti i links dei prodotti utilizzati sotto al post. Grazie per la tua domanda!

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