L’Archivio Corrente

COME ORGANIZZARE I DOCUMENTI – LO SCHEDARIO

L’archivio corrente è un contenitore dove conservo i documenti vivi e permanenti e che per semplicità chiamo SCHEDARIO.

Ho organizzato lo schedario con il sistema a cartelle sospese, utilizzando due cassettoni della scrivania, perchè voglio:

1. avere i documenti a portata di mano
2. trovarli in pochi secondi
3. prenderli senza dovermi alzare dalla scrivania

In questo modo basta aprire il cassetto e sono tutti lì, organizzati in ordine alfabetico. Pochi secondi e trovo subito quello che cerco.

Lo svantaggio di questo sistema è che le cartelle sospese non sono concepite per essere trasportate. Quindi, per far fronte a questa necessità, tengo a portata di mano una “cartella jolly” (di quelle a tre alette con l’elastico) che utilizzo solo all’occorrenza. Trattandosi però di documenti “casalinghi”, difficilmente ho la necessità di portarli fuori casa. Succede più spesso con i documenti sanitari, che porto dietro in caso di visita medica. Per questo ragione, pur rientrando nella categoria dei documenti permanenti, archivio i documenti sanitari in modo diverso, sia per garantire un rapido accesso che un facile trasporto.

E’ possibile realizzare un archivio corrente utilizzando altri sistemi; per esempio utilizzando le buste in PVC con la foratura laterale da inserire nei raccoglitori a due anelli, oppure utilizzando le cartelline tradizionali (Manila a tre alette o a busta) da inserire, a loro volta, in altri contenitori.

In passato ho provato sistemi diversi, ma ho deciso di adottare le cartelle sospese, perché:

1.  i contenitori occupavano oggettivamente più spazio
2. era un sistema più macchinoso, quindi meno pratico
3. i documenti erano sempre in bella vista

COME IMPOSTARE LO SCHEDARIO

• Utilizzo una cartellina per ogni contratto o situazione in essere
• Utilizzo sottocartelle per organizzare il contenuto all’interno della cartella stessa
• etichetto accuratamente e in modo univoco ogni cartella
• le organizzo in ordine alfabetico, dalla A alla Z.

Il numero dei cassetti è relativo alla mole di documenti da contenere. Io ho dovuto dividerli in due: un cassetto dalla A alla L e un altro dalla M alla Z.

Per esempio, ho archiviato l’utenza telefonica di casa “Telecasa”  alla lettera T, i documenti della scuola dei bambini “PippoPluto”, alla lettera P e l’assicurazione della macchina “CaioSempronio” alla lettera C.

Aspiro ad utilizzare cartelle colorate per distinguere le lettere dell’alfabeto ma, per il momento, non ho trovato nulla che mi soddisfi.

COSA ARCHIVIO NELLO SCHEDARIO

Nello schedario archivio:

• Documenti relativi a situazioni attive:

– i conti bancari aperti (una cartellina per ogni rapporto) i relativi estratti conto, contabili e corrispondenza della banca, il tutto relativo esclusivamente all’anno in corso;

– le utenze attive (una cartellina per ogni utenza), il contratto, le bollette e i relativi pagamenti, il tutto relativo all’anno in corso;

– i finanziamenti aperti, il contratto, l’eventuale corrispondenza e le contabili con tutti i pagamenti effettuati;

– più in generale, tutte le situazioni attive.

• Documenti che devo conservare per sempre:

– documenti personali

– documenti inerenti agli investimenti a lungo termine

– documenti inerenti alla pensione

COSA NON ARCHIVIO NELLO SCHEDARIO

1. Documenti Sanitari
2. Contratti chiusi
3. Documenti che ricevo periodicamente, relativi ad anni precedenti a quello corrente
4. Casi particolari:

– manuali d’uso e garanzie

– istruzioni di montaggio

– moduli

– Foto e Video

(a meno che non siano strettamente collegati ad una pratica particolare, in quel caso li tengo nella cartellina)

I CONTRATTI

Il contratto, in generale, è il documento base in ogni rapporto, quindi va conservato con cura. In relazione ad esso, poi, riceviamo altri documenti.

In archivio, ogni contratto deve avere la sua cartellina, perché ogni  contratto è a sé stante.

Ci sono, poi, contratti sulla base dei quali ricevo periodicamente documenti (per esempio gli estratti conto o le bollette) e contratti sulla base dei quali ricevo invece documenti una tantum, come un contratto di finanziamento.

• Per quanto riguarda il primo tipo di contratto, che prevede cioè l’invio periodico di documenti, li raccolgo nello schedario per tutto l’anno, poi a fine anno li sposto nell’archivio storico organizzati in ordine cronologico crescente, anche se si riferiscono a situazioni ancora attive. In questo modo evito di sovraccaricare lo schedario con documenti inutili nel quotidiano, ma al tempo stesso li conservo in attesa che decadano i termini prescrizionali previsti dalla legge.

• Per il secondo tipo di contratti, per esempio per i finanziamenti (che non prevedono invio periodico di documenti, se non un estratto conto annuale), tengo tutto nella stessa cartellina fino all’estinzione e poi sposto nell’archivio storico anche questi.

PERCHE’ IN ORDINE ALFABETICO

Perché per me è un sistema più funzionale e affidabile.

L’alternativa sarebbe archiviare per argomento; ma sebbene sia un sistema piuttosto diffuso, è oggettivamente rischioso. Può succedere che un documento si possa archiviare in due posti contemporaneamente, generando confusione.

Per esempio l’assicurazione dell’auto. Si potrebbe archiviare tra i documenti dell’automobile, ma anche tra quelli delle Assicurazioni. Considerando che l’archiviazione per argomento è soggettiva, la possibilità di generare confusione è concreta.

Organizzandoli in ordine alfabetico, invece, il problema è superato, poiché la collocazione è univoca.