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Immagine di un archivio ben organizzato con evidenziato i documenti

PRIMA DI ORGANIZZARE, E’ BENE DISTINGUERE.

Mi sono chiesta che cosa possa ostacolare la gestione dei documenti, sia in ambito domestico che lavorativo.

Mi sono chiesta perché nelle case e negli uffici ci siano spesso carte sparse e accatastate.

 

LE IPOTESI

Ho cominciato a riflettere su quali potessero essere le cause.

Credo che i fattori siano fondamentalmente tre:

  • procrastinazione
  • mancanza di metodo
  • entrambe le cose

Se in passato ho avuto difficoltà a gestire vestiti, attività domestiche e impegni famigliari, ho sempre trovato facile e divertente occuparmi dei “pezzi di carta”.

Il punto è che, a volte, sono terribilmente pigra, ma con il tempo ho imparato a gestire anche questo aspetto di me.

 

IL SEGRETO E’ NELLA FORMULA

Le persone mi chiedono come riesca a non perdere nulla, come riesca a recuperare documenti, anche molto vecchi, in un attimo.

Per questo motivo voglio condividere la mia esperienza, perché il mio metodo funziona come una formula matematica:

 

archivio idoneo + corretta gestione del flusso + costanza = controllo senza stress!

 

Impostando bene il sistema (primo passo – fondamentale), gestendo correttamente il flusso senza procrastinare (secondo passo – necessario), tenere il controllo sarà facile, e perchè no, anche divertente.

MA ANDIAMO PER GRADI

In questo post, voglio fare una distinzione e chiarire uno concetto fondamentale:

Sebbene questa distinzione possa sembrare scontata, nella pratica i due termini sono spesso confusi.

La distinzione va fatta per poterli gestire correttamente, rispettando la loro natura.

DOCUMENTI

sono l’insieme di carte e file (carte virtuali) di varia natura che girano abitualmente nelle nostre case e contengono informazioni.

Immagine di un archivio ben organizzato con evidenziato i documenti
INFORMAZIONI

sono l’insieme dei dati contenuti nei documenti e nella nostra mente.

Immagine di un archivio ben organizzato con evidenziato le informazioni

QUALCHE ESEMPIO:

  1. il CODICE IBAN è un’informazione, mentre l’ESTRATTO CONTO è un documento;
  2. la SCADENZA DELLA GARANZIA del televisore è un’informazione, mentre la GARANZIA del televisore è un documento;
  3. l’F24 DA PAGARE è un’informazione, mentre l’F24 PAGATO è un documento;
  4. la SCADENZA DI UNA BOLLETTA è un’informazione, mentre LA BOLLETTA e IL BOLLETTINO PAGATO sono documenti.

 

La questione è che spesso li confondiamo; teniamo, per esempio, un documento in giro per casa per giorni, quando in realtà dobbiamo ricordare solo un’informazione contenuta in quel documento.

Un esempio è la bolletta da pagare.

Per ricordare la scadenza (che è un’informazione), teniamo la bolletta (che invece è un documento) su una mensola, sulla scrivania o in un cassetto in attesa che venga pagata.

In realtà l’unico posto in cui dovrebbe stare è l’archivio.

COME ORGANIZZARE LE INFORMAZIONI E I DOCUMENTI

Raccolgo le informazioni in un RACCOGLITORE, ordinate per argomento.

Raccolgo i documenti negli ARCHIVI:

Unica eccezione al sistema è l’ARCHVIO MEDICO che, per ragioni di ordine pratico, contiene sia informazioni che documenti.

Riassumendo:

  1. distinguere, per creare archivi idonei
  2. ottimizzare la gestione del flusso, per avere un controllo costante
  3. archiviare il prima possibile, per riordinare gli spazi e per recuperare in modo sicuro le nostre carte.

Come gestisci le informazioni e i tuoi documenti?

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