PRIMA DI ORGANIZZARE, E’ BENE DISTINGUERE.
Mi sono chiesta che cosa possa ostacolare la gestione dei documenti, sia in ambito domestico che lavorativo.
Mi sono chiesta perché nelle case e negli uffici ci siano spesso carte sparse e accatastate.
LE IPOTESI
Ho cominciato a riflettere su quali potessero essere le cause.
Credo che i fattori siano fondamentalmente tre:
- procrastinazione
- mancanza di metodo
- entrambe le cose
Se in passato ho avuto difficoltà a gestire vestiti, attività domestiche e impegni famigliari, ho sempre trovato facile e divertente occuparmi dei “pezzi di carta”.
Il punto è che, a volte, sono terribilmente pigra, ma con il tempo ho imparato a gestire anche questo aspetto di me.
IL SEGRETO E’ NELLA FORMULA
Le persone mi chiedono come riesca a non perdere nulla, come riesca a recuperare documenti, anche molto vecchi, in un attimo.
Per questo motivo voglio condividere la mia esperienza, perché il mio metodo funziona come una formula matematica:
archivio idoneo + corretta gestione del flusso + costanza = controllo senza stress!
Impostando bene il sistema (primo passo – fondamentale), gestendo correttamente il flusso senza procrastinare (secondo passo – necessario), tenere il controllo sarà facile, e perchè no, anche divertente.
MA ANDIAMO PER GRADI
In questo post, voglio fare una distinzione e chiarire uno concetto fondamentale:
Sebbene questa distinzione possa sembrare scontata, nella pratica i due termini sono spesso confusi.
La distinzione va fatta per poterli gestire correttamente, rispettando la loro natura.
DOCUMENTI
sono l’insieme di carte e file (carte virtuali) di varia natura che girano abitualmente nelle nostre case e contengono informazioni.
INFORMAZIONI
sono l’insieme dei dati contenuti nei documenti e nella nostra mente.
QUALCHE ESEMPIO:
- il CODICE IBAN è un’informazione, mentre l’ESTRATTO CONTO è un documento;
- la SCADENZA DELLA GARANZIA del televisore è un’informazione, mentre la GARANZIA del televisore è un documento;
- l’F24 DA PAGARE è un’informazione, mentre l’F24 PAGATO è un documento;
- la SCADENZA DI UNA BOLLETTA è un’informazione, mentre LA BOLLETTA e IL BOLLETTINO PAGATO sono documenti.
La questione è che spesso li confondiamo; teniamo, per esempio, un documento in giro per casa per giorni, quando in realtà dobbiamo ricordare solo un’informazione contenuta in quel documento.
Un esempio è la bolletta da pagare.
Per ricordare la scadenza (che è un’informazione), teniamo la bolletta (che invece è un documento) su una mensola, sulla scrivania o in un cassetto in attesa che venga pagata.
In realtà l’unico posto in cui dovrebbe stare è l’archivio.
COME ORGANIZZARE LE INFORMAZIONI E I DOCUMENTI
Raccolgo le informazioni in un RACCOGLITORE, ordinate per argomento.
Raccolgo i documenti negli ARCHIVI:
- ARCHIVIO CORRENTE (segue l’ordine alfabetico)
- ARCHIVIO STORICO (segue l’ordine cronologico)
- ARCHIVIO MULTIMEDIALE (per foto e video e segue l’ordine cronologico)
- ARCHIVIO MANUALI E GARANZIE e ISTRUZIONI DI MONTAGGIO (ordinate per argomento)
Unica eccezione al sistema è l’ARCHVIO MEDICO che, per ragioni di ordine pratico, contiene sia informazioni che documenti.
Riassumendo:
- distinguere, per creare archivi idonei
- ottimizzare la gestione del flusso, per avere un controllo costante
- archiviare il prima possibile, per riordinare gli spazi e per recuperare in modo sicuro le nostre carte.
Come gestisci le informazioni e i tuoi documenti?
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