Come organizzare le informazioni

GESTIRE LE INFORMAZIONI

La mole di informazioni da gestire, viene sottovalutata rispetto ai documenti.
I documenti, da un lato, hanno la loro importanza e riempiono i nostri archivi; le informazioni, dall’altro, sono ugualmente importanti, ma riempiono le nostre menti.

IL PROBLEMA

Sono tante le cose che devo ricordare e gestire ogni giorno.

• Quando scadeva la bolletta del gas?
• A che ora era l’appuntamento dal dentista?
• Ma dove l’ho segnato il numero del meccanico!
• Mi sono dimenticata di ritirare la lampada che avevo portato a riparare!
• Mi è sfuggito proprio quell’evento che non volevo assolutamente perdere!
• Cosa dovevo ricordarmi di fare di importante?
• Avevo chiesto quella cosa al commercialista, non mi ha fatto sapere più niente!

ANSIA E STRESS

Dimenticare continuamente le cose, crea frustrazione e senso di inadeguatezza.

La mancanza di controllo fa entrare in ansia.

Presa da mille pensieri, ogni cosa sembra importante e urgente.

Ci si abitua a convivere con la sensazione che ci sia qualcosa di incompiuto, di dimenticato.

Tenere tutto a mente causa la perdita di controllo, che genera ansia, che genera stress.

LA SOLUZIONE

Ho quindi preferito realizzare un sistema che sostituisca in modo efficiente il cervello in questa funzione di immagazzinamento dati, perché l’Agenda, da sola, non è sufficiente.

Organizzare le informazioni, permette di fare le cose giuste al momento giusto e affidarle ad un supporto di memorizzazione esterno alla mente, permette di farle in modalità relax.

Posso focalizzare la mia attenzione e convergere le mie energie su quello che più mi piace, sulle mie passioni.

La mente è leggera e più libera.

Mi piace utilizzare la mente per creare, pensare, generare nuove idee. In fondo trovo sia questa la sua funzione!

Una delle abitudini di successo è

Non siamo sbagliate, nè dovremmo sentirci inadeguate.

Se non arriviamo a fare tutto, va bene lo stesso!

Se dimentichiamo le cose e ci sembra di non riuscire a gestire la situazione, possiamo aiutarci rivedendo il metodo con cui cerchiamo di tenere il controllo, se ci rendiamo conto che quello che usiamo non funziona.

IL LIBRO DI CASA

Con gli anni, leggendo libri, guardando video, testando diversi sistemi, ho realizzato un “archivio delle informazioni”.

Illuminata dal metodo GTD di David Allen, ispirata dall’idea dell’Home Binder americano, ho personalizzato la struttura e la forma, basandola sulle mie esigenze e sulla mia esperienza personale e professionale.

Ho pensato di chiamare questo raccoglitore “Libro di Casa”, perchè raccoglie tutte le informazioni della casa e della famiglia.

Inizialmente tenevo liste di diversi argomenti su fogli di carta infilati di qua e di là.

Poi ho cominciato ad utilizzare schede in inglese, che scaricavo da negozi virtuali americani, inserendole in un raccoglitore per averle sistemate in modo più ordinato.

Infine, ho pensato di realizzare io stessa un sistema modulare personalizzato, che si basasse sulle mie esigenze, creando delle schede “su misura” in italiano,  carine graficamente, solo da compilare.

Inoltre, per alcune schede, ho realizzato una versione “da appendere”, perchè le trovo ancora più funzionali utilizzate in questo modo.

LA STRUTTURA

Per esigenze pratiche personali, ho scelto di separare le 12 sezioni utilizzando un raccoglitore per sezione, che puoi vedere nelle foto che seguono.

Nei prossimi post, ti mostrerò le 12 sezioni e come utilizzo l’intero sistema.

Ho pensato di condividerlo perché lo trovo funzionale ed è personalizzabile.

Spero possa esserti di aiuto o comunque di ispirazione.