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DOCUMENTI SEMPRE IN ORDINE

Se in casa impieghi più di un minuto per trovare un documento, allora questo post è per te.

Avere documenti in ordine e sotto controllo una volta per tutte, è possibile. Continua a leggere e ti svelo il segreto.

L’obiettivo è realizzare un sistema che funzioni a 360°, da quando riceviamo il documento a quando lo dobbiamo eliminare.

Ogni azione deve essere rapida e sicura, senza perdere inutilmente tempo ed energie. Archiviamo, recuperiamo o eliminiamo molto velocemente.

Ecco una lista dei documenti che di solito abbiamo in casa:

  • bollette
  • ricevute di pagamento (bollettini, F24, quietanze in genere, etc)
  • estratti conto bancari e/o postali
  • contabili bancarie e/o postali
  • comunicazioni della banca e/o della posta
  • contratti in genere (utenze domestiche, contratti di lavoro, polizze assicurative, contratti di affitto, contratti di conto corrente, etc)
  • atti notarili (rogiti, procure, fidejussioni a garanzia, donazioni, successioni, etc)
  • tessere elettorali
  • passaporti
  • certificati di nascita, di stato civile, etc.
  • diplomi scolastici, universitari, attestati di partecipazioni a corsi o seminari, brevetti
  • dichiarazioni dei redditi, Mod. 730, CUD e Mod. 770
  • contravvenzioni
  • spese condominiali
  • documenti sanitari
  • manuali e garanzie
  • schede di valutazione (pagelle scolastiche)
  • buste paga
  • documenti relativi a mezzi di trasporto (automobile, motorino, moto, camper, etc.)

I DOCUMENTI NON SONO TUTTI UGUALI

I documenti che ci troviamo a dover gestire in casa sono di natura diversa. Per organizzare un buon archivio è necessario considerare queste differenze e, soprattutto, il motivo per cui li andiamo a conservare:

  • PER NOI = per avere la percezione del controllo
  • PER GLI ALTRI = per opporci a terzi, per dimostrare un pagamento, per tutelare i nostri diritti, etc.

3 CATEGORIE DI DOCUMENTI

Possiamo, in via generale, dividere i documenti in 3 gruppi:

  1. Documenti VIVI
  2. Documenti MORTI
  3. Documenti PERMANENTI
DOCUMENTI VIVI

Sono documenti relativi a situazioni in essere (rapporti attivi) che tengo a portata di mano, perchè ho bisogno di consultarli più spesso.

DOCUMENTI MORTI

Sono documenti relativi a situazioni ormai chiuse o vecchi documenti di rapporti ancora attivi che però non ho più necessità di consultare, ma che voglio conservare esclusivamente in attesa che decadano i termini prescrizionali previsti dalla legge. Questo tipo di documenti  possono essere conservati anche lontano dalla scrivania.

DOCUMENTI PERMANENTI

Sono documenti che devo conservare per molti anni, alcuni per sempre!  E’ preferibile tenere questa tipologia di documenti unitamente ai documenti vivi.

L’ARCHIVIO

Considerando che tutti i documenti domestici appartengono ad una di queste 3 categorie, ho strutturato l’archivio in 5 sezioni:

in cui inserisco i documenti vivi e permanenti, organizzati in ORDINE ALFABETICO (dalla A alla Z)

in cui inserisco i documenti morti, in attesa di prescrizione, organizzati in ORDINE CRONOLOGICO (per ANNO).

Per poter archiviare in modo efficace la totalità dei documenti domestici, ho realizzato 3 archivi complementari ai precedenti:

per archiviare tutte le informazioni e i documenti di natura medica

per archiviare foto e video digitali

per archiviare manuali d’uso e le relative garanzie sui prodotti acquistati.

La totalità dei documenti domestici trovano posto in uno di queste sezioni.

Come hai organizzato il tuo archivio?

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(Nel caso in cui ravvisassi la mancanza di alcune tipologie di documenti, ti chiedo cortesemente di volermeli segnalare, inviando una e-mail a serena@organizzarecasa.com – Grazie in anticipo per la tua collaborazione!)

Entra nella discussione 2 Comments

  • lidia ha detto:

    Idee per organizzare materiale di corsi di aggiornamento e i rispettivi attestati?

    • Serena Mattia ha detto:

      Ciao!
      Gli attestati li inserirei nei “documenti personali”, insieme a pagelle, diploma, brevetti, certificati e attestati vari. Suggerisco di raggrupparli e creare un’unica categoria.
      Per il materiale dei corsi di aggiornamento, dovrei sapere in modo più preciso almeno il quantitativo, è un argomento che non conosco. Si tratta di fascicoli, libri, manuali, fogli liberi?

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